Barcodelösung für die Kieler Woche

Aus einer Segelregatta im Jahr 1882 hervorgegangen, ist die Kieler Woche heute das größte Segelsportereignis der Welt und gleichzeitig das größte Sommerfestival Europas. Jahr für Jahr bietet die Segel- und Festivalwoche zehn Tage lang Weltklassesport, musikalische Höhepunkte und hochkarätige Kulturangebote für jedes Alter. Im Jahr 2021 haben die VeranstalterInnen ihre Einlasskontrolle bei geladenen Events mit einer Barcodelösung digitalisiert und optimiert.

Die Kieler Woche checkt ihre BesucherInnen jetzt per QR-Code ein

Die Kieler Woche ist weit über die Grenzen Deutschlands hinaus bekannt. Normalerweise treffen sich auf der Kieler Woche 3 Millionen Menschen aus mehr als 70 Nationen. Im Jahr 2021 fand das 10-tägige Großereignis in pandemiegerechter Form statt - was auch die Erfassung der Kontaktdaten der Gäste einschließt. Mit QR-Codes und Barcodescannern konnte die Gästeregistrierung einfach umgesetzt werden.

Auf den Kern konzentriert

Zwar wurde die Kieler Woche (von den Nordlichtern kurz auch KiWo genannt) im Jahr 2021 kleiner gefeiert als geplant, dennoch haben sehr viele Menschen dem Event beigewohnt und es genossen – wenn vielleicht auch anders als sonst. So wurden zum Beispiel Segelwettbewerbe auch per Stream übertragen, sodass Zuschauer- Innen auch aus der Ferne mitfiebern konnte.

Es wurden einige Corona konforme Ereignisse ins Leben gerufen, die die BesucherInnen in ihren Bann gezogen haben. Wie zum Beispiel das Segel-Kino auf der Kieler Innenförde, bei dem die BesucherInnen ein Open-Air-Kino auf dem Wasser von ihrem Boot aus erleben konnten.

Die Konzertreihe "gewaltig leise" sorgte für Musik auf der Freilichtbühne, es gab einige Feuerwerke und bei der legendären Windjammersegelparade konnten alle die teilnehmenden Schiffe bestaunen.

Die Kieler Woche hat sich der Lage entsprechend mehr auf ihren Kern konzentriert: das Segeln. Der Fokus lag ganz klar auf dem Geschehen, das auf dem Wasser stattfand. 2022 sind wieder mehr große Events und Bühnen geplant.

Vereinfachte Registrierung

Neben der Durchführung von pandemie-gerechten Veranstaltungen, mussten bei den Veranstaltern der Kieler Woche auch gewohnte Prozesse geändert und an vielen Stellen an die Covid-19 Auflagen angepasst werden.

Getrieben von der Corona Pandemie, aber auch um die Gästeregistrierung bei Events zu vereinfachen, hat sich das Kieler-Woche-Büro entschieden, den Einlassprozess für Events mit geladenen Gästen zu digitalisieren.

Kompatibilität im Vordergrund

In diesem Zuge wurden neue Barcodescanner angeschafft, die mit dem Adressverwaltungs-programm des Kieler-Woche-Büros kompatibel sind, das unter anderem für Einladungen zu Veranstaltungen genutzt wird. Mit diesen Scannern erfolgt nun die Gästeregistrierung bei den Events, auf denen in den vergangenen Jahren das Personal noch Anwesenheitslisten auf Papier geführt hat.

Das vorhandene Verwaltungsprogramm bestimmte die Wahl des Scannertypes. Vom Betreiber des Programmes gab es die Vorgabe den Barcodescanner Honeywell Voyager 1400g 2D zu beschaffen, der bereits vielfach auf seine Kompatibilität mit dem Verwaltungsprogramm getestet worden war.

Der Honeywell Voyager 1400g 2D ist ein kabelgebundener Barcodescanner, der sowohl herkömmliche gedruckte Barcodes als auch Barcodes auf anderen Medien wie z.B. Mobiltelefon Displays lesen kann. Der Scanner bietet ein hervorragendes Preis-Leistungs- Verhältnis und kann mit seiner modernen Imager Technologie alle gängigen 1D sowie 2D Barcodes erfassen.

Casper als regionaler Partner

Auf der Suche nach den passenden Geräten wurde das Kieler-Woche-Büro bei der Casper GmbH im Onlineshop www.barcodescanner.de fündig.

Der Bestellprozess im Shop war sehr einfach. Technikverantwortlicher Günther Meier lobt die gute Abwicklung: von der zügigen Bearbeitung der Bestellung bis hin zum schnellen Versand der Scanner. Kaum angekommen, konnten die Barcodescanner mühelos mit der kostenlos mitgelieferten Konfigurationssoftware für die Nutzung zur Einlasskontrolle eingestellt werden.

Papierlisten konnten entfallen

Hatte das Kieler-Woche-Büro in den letzten Jahren noch Einladungen verschickt, die die geladenen Gäste zu den Events mitbringen und vorzeigen mussten, wurden in diesem Jahr in dem Verwaltungsprogramm direkt beim Versenden der Einladungen einzigartige QR-Codes generiert, die auf den Smartphones der geladenen Personen angezeigt werden konnten. Somit konnte der Einsatz von Papier und Drucker komplett entfallen.

Das neue digitale Barcode-System wurde in Kiel zunächst überall dort eingesetzt, wo Empfänge mit geladenen Gästen stattfanden. Dabei handelte es sich hauptsächlich um hochrangige Personen aus der Politik und Wirtschaft von Deutschlands nördlichstem Bundesland.

Bei den Events wurde zunächst am Eingang der

3G-Status der geladenen Gäste kontrolliert, danach wurde der QR-Code aus der Einladung mit einem der Honeywell Voyager 1400g Imager gescannt. Mit diesem Scan wurden die persönlichen Daten der eingeladenen Personen automatisch an das Registrierungssystem übergeben.

Das Suchen nach Namen und das Abhaken auf Listen entfiel dadurch komplett, was dem Personal der Kieler Woche nicht nur Zeit sparte, sondern auch half die Corona Auflagen und die damit verbundene Aufnahme der Kontaktdaten in einem Zug mit der Anwesenheitskontrolle zu erfüllen.

"Wir freuen uns mit der Casper GmbH einen verlässlichen Anbieter in Schleswig-Holstein zu haben" betont Günther Meier, der sich im Kieler-Woche-Büro um die Bestellung der Scanner gekümmert hat.

Zeitersparnis beim Einlass

Die Verantwortlichen berichten, dass der Prozess für alle MitarbeiterInnen sehr gut funktioniert und zu einer großen Zeitersparnis und Erleichterungen beim Einlassprozess geführt hat.

Mit dem positiven Nebeneffekt, dass so eine digitale Gästeregistrierung nicht nur schneller geht, sondern auch professioneller wirkt.

Ein lohnenswerter Schritt

Während der Kieler Woche wurden in diesem Jahr knapp 1.000 BesucherInnen gescannt und bei den Events als anwesend eingelesen. Ein guter Test, findet das Projektteam der Kieler Woche, das sich zugetraut hat, den Schritt in die Digitalisierung ihrer Einlasskontrolle zu wagen.

Dabei loben die Verantwortlichen nicht nur die Prozessvereinfachung durch die Nutzung der Barcodes und Barcodescanner, sondern auch, dass dadurch manuelle Eingabefehler eliminiert werden konnten.

Zusätzlich konnten in einem Schritt mit der Einlasskontrolle auch die Corona Regeln mühelos erfüllt werden. Durch den neuen Prozess wurde quasi eine doppelte Buchführung aufgemacht, bei der alle Daten der Gäste fehlerfrei dokumentiert wurden. Die Kontaktdaten der BesucherInnen dienen dabei in diesem Prozess nicht nur der Einlasskontrolle, sondern stehen, wenn nötig, auf einen Klick auch zur Corona bedingten Nachverfolgung von Kontakten

digital zur Verfügung.

Alles in allem war es für das Kieler-Woche-Büro also ein sehr lohnenswerter Zug im Rahmen dieser Kieler Woche ihre Prozessdigitalisierung vorzunehmen, die der KiWo auch nach überstandener Pandemie noch Prozess-erleichterungen und Zeitersparnis garantiert.

Brauchen auch Sie eine Barcode Lösung?

Lassen Sie sich von uns kostenlos beraten unter 0451 80 89-520 oder schicken Sie uns eine E-Mail mit Ihren Bedürfnissen an info@barcodescanner.de. Wir unterstützen Sie gerne in allen Bereichen, in denen Optimierungen mit Barcodes für Sie hilfreich sein können.