Wenn der Kaffee stimmt, aber der Nachschub fehlt: Wie New Vision Coffee Europe seine Lagerbestände in den Griff bekam
New Vision Coffee Europe Ltd.
Die New Vision Coffee Europe Ltd. (NVCE) betreibt Starbucks-Filialen auf amerikanischen Militärstützpunkten in Deutschland und England sowie eine Filiale im amerikanischen Konsulat in Frankfurt. Das Unternehmen ist an acht Standorten aktiv – in Deutschland in Frankfurt, Grafenwöhr, Ramstein, Spangdahlem, Stuttgart und Wiesbaden, in England in Lakenheath und Mildenhall. Die Mission von NVCE ist es, den dort stationierten Soldatinnen und Soldaten ein Stück Heimat zu bieten – und das gelingt nur, wenn Qualität und Verfügbarkeit in jeder Filiale stimmen. Fehlendes Material oder abgelaufene Produkte sind dabei keine Option.
Die Herausforderung: Keine Verbrauchsübersicht – zu viel oder zu wenig auf Lager
Stellen Sie sich vor: Eine Mitarbeiterin greift im Starbucks auf dem Stützpunkt nach einem Artikel – und das Regal ist leer. Oder das Gegenteil: Im Lager stapeln sich Produkte mit Mindesthaltbarkeitsdatum, die kurz vor dem Ablauf stehen und vernichtet werden müssen. Genau das passierte immer wieder bei New Vision Coffee Europe.
Das Unternehmen hatte keine verlässliche Übersicht darüber, wie viel Material in welcher Filiale tatsächlich verbraucht wird. Ohne diese Grundlage ließ sich der Bestellbedarf nicht zuverlässig ermitteln. Die Folge: Entweder wurden zu hohe Lagerbestände aufgebaut, um Engpässe zu vermeiden, oder es kam zu Lieferengpässen und unzufriedenen Gästen. Besonders bei Artikeln mit Mindesthaltbarkeitsdatum entstanden durch Überbestände und notwendige Vernichtungen unnötige Kosten.
Das vorhandene System bot nicht die benötigten Auswertungsfunktionen. Hinzu kam: Die Bedienung war für die Mitarbeitenden in den Filialen zu komplex, was die Nutzung im Alltag erschwerte. Eine einfachere, verlässlichere Lösung musste her.
Die Lösung: Zebra TC27 mit maßgeschneiderter Android-App und Windows-Auswertungssoftware
Die Casper GmbH entwickelte für New Vision Coffee Europe eine vollständige, individuell zugeschnittene Gesamtlösung aus Hardware und Software.
Als mobiles Erfassungsgerät kommt der Zebra TC27 mit Pistolengriff zum Einsatz. Das robuste Android-Gerät liegt sicher in der Hand und lässt sich dank des ergonomischen Griffs nicht so leicht verlegen – ein bewusster Vorteil im Filialalltag.
Das Herzstück der Lösung ist eine individuell entwickelte Android-App, mit der die Mitarbeitenden wöchentlich die Lagerbestände in ihrer Filiale erfassen. Durch den Vergleich mit der letzten Zählung errechnet die App automatisch den Verbrauch der vergangenen Woche. Die App ist bewusst einfach gehalten, sodass sie im Filialalltag ohne aufwendige Einweisung genutzt werden kann. Ein weiterer praktischer Vorteil: Die App funktioniert vollständig offline und synchronisiert die erfassten Daten automatisch über Mobilfunk, sobald eine Verbindung besteht – denn eine stabile Internetverbindung ist an den Stützpunkten nicht immer gegeben.
Alle Daten laufen auf einem Cloud-Server zusammen, der von überall auf der Welt erreichbar ist – ideal für ein Unternehmen mit Filialen in zwei Ländern.
Die Auswertung der gesammelten Daten erfolgt über eine individuell entwickelte Windows-Software. Das Management erhält darin eine zentrale Übersicht über die aktuellen Bestände aller Filialen, kann Verbräuche analysieren und die Reichweite des aktuellen Lagerbestands je Artikel ermitteln. So lassen sich Bestellmengen gezielt und bedarfsgerecht planen.
Die gesamte Lösung wurde vollständig im Hause der Casper GmbH vorbereitet und konfiguriert, sodass die Inbetriebnahme in den einzelnen Filialen durch das eigene Personal von New Vision Coffee Europe unkompliziert und ohne externe Technikerinnen oder Techniker vor Ort durchgeführt werden konnte.
„Endlich haben wir den Überblick, den wir brauchen. Wir wissen jetzt genau, was in welcher Filiale verbraucht wird – und können unsere Bestellungen gezielt darauf abstimmen. Das hat unsere Lagerkosten spürbar gesenkt und gleichzeitig dafür gesorgt, dass unsere Gäste immer das bekommen, was sie erwarten."
— Axel Eilts-Ferreira, General Manager, New Vision Coffee Europe Ltd.
Das Ergebnis: Volle Kontrolle über Bestände – in allen Filialen gleichzeitig
- Deutlich verbesserte Materialverfügbarkeit in allen acht Filialen
- Reduzierte Lagerkosten durch bedarfsgenaue Bestellmengen
- Geringere Entsorgungsquote bei Artikeln mit Mindesthaltbarkeitsdatum
- Zentrale Bestandsübersicht für das Management über alle Standorte hinweg
Seit Einführung der Lösung hat sich die Materialverfügbarkeit in den Filialen von New Vision Coffee Europe deutlich verbessert. Fehlbestände, die früher zu unzufriedenen Gästen führten, sind seltener geworden. Gleichzeitig konnten die Lagerbestände gezielter gesteuert werden – mit direktem Effekt auf die Kosten.
Besonders wertvoll ist die neue Transparenz für das Management: Über die Windows-Software lassen sich die Bestände aller Standorte – von Ramstein bis Lakenheath – auf einen Blick abrufen und vergleichen. Entscheidungen über Nachbestellungen basieren jetzt auf verlässlichen Verbrauchsdaten statt auf Schätzungen. Das reduziert nicht nur unnötige Ausgaben, sondern entlastet auch die Mitarbeitenden in den Filialen.
Bewährtes System – jetzt auch für Wetzel's Pretzels
Aufgrund der positiven Erfahrungen in den Starbucks-Filialen plant New Vision Coffee Europe, die Lösung künftig auch in den Wetzel's Pretzels-Filialen einzusetzen, die das Unternehmen ebenfalls betreibt. Das zeigt: Eine durchdachte Lösung wächst mit dem Unternehmen mit.
Sie haben ähnliche Herausforderungen in Ihrer Lager- oder Filialverwaltung?
Wenn Sie Ihre Bestände besser im Griff haben möchten – ob in einer Filiale oder an mehreren Standorten gleichzeitig –, unterstützt die Casper GmbH Sie mit einer passenden Lösung. Gemeinsam analysieren wir Ihre Prozesse und entwickeln eine Anwendung, die wirklich zu Ihrem Alltag passt: einfach in der Bedienung, zuverlässig im Einsatz und skalierbar für die Zukunft. Die Casper GmbH ist Ihr spezialisierter Partner für automatische Identifikationslösungen – von Barcodescannern und mobiler Datenerfassung über Etikettendrucker und Etikettierung bis hin zu individuellen Softwarelösungen.
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